青海省科學(xué)技術(shù)信息研究所有限公司 收發(fā)文管理制度

瀏覽次數(shù)：0次   信息發(fā)布：信息所辦公室  發(fā)布時(shí)間：2024-06-12 10:15:29

第一條 為提高青海省科學(xué)技術(shù)信息研究所有限公司辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)信息所有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所的實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條 根據(jù)文件信息依賴(lài)存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類(lèi)區(qū)分:行政類(lèi)《有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等》，業(yè)務(wù)類(lèi)《有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶(hù)函件等經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)》，人事類(lèi)《有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等》，技術(shù)類(lèi)《有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等》，其它類(lèi)《不宜歸入上述各類(lèi)的》。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文，同級(jí)函、電、來(lái)文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書(shū)、保修卡等。

第三條 公文的簽收

1、簽收 信息所所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)訂閱的辦公文件外)，上級(jí)部門(mén)或兄弟部門(mén)來(lái)文均由負(fù)責(zé)收發(fā)文管理人員統(tǒng)一簽收拆封。在簽收和折封時(shí)，收發(fā)文管理人員需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2、登記 收發(fā)文管理人員簽收拆封以后，應(yīng)用專(zhuān)用簿式本對(duì)來(lái)問(wèn)內(nèi)容進(jìn)行登記，并填寫(xiě)公文處理單（附件1）送分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽署批閱。

3、批辦 分管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)分工送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱。并及時(shí)將文件呈傳各領(lǐng)導(dǎo)閱示或閱知。

4、承辦 根據(jù)主批領(lǐng)導(dǎo)簽批的指示收發(fā)文管理人員將文件送有關(guān)人員或部門(mén)承辦并督促其從速辦妥。

5、歸檔 辦理完畢的來(lái)文，均應(yīng)移交綜合管理部歸檔，信息所外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交綜合管理部收發(fā)文管理人員進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

6、銷(xiāo)毀 沒(méi)有存檔價(jià)值和備查必要的來(lái)文來(lái)信，或已辦結(jié)的來(lái)信，均可在年終經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)鑒別后進(jìn)行銷(xiāo)毀，并登記。

第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由綜合管理部負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由收發(fā)文管理人員分送承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻早送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門(mén)說(shuō)辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

   2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等，可由綜合管理部直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門(mén)會(huì)辦的文件，由綜合管理部負(fù)責(zé)與各公司、各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，收發(fā)文管理人員應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén)，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

第五條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)文管理人員，閱批文件一般不得超過(guò)兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)”批示”、"擬辦意見(jiàn)"綜合管理部應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4.文件閱完后，應(yīng)交收發(fā)文管理人員，切忌橫傳。

5.綜合管理部對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得綜合管理部同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

6.按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由綜合管理部通知到單位閱文。

第六條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在信息所綜合管理部，其他部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。

2.部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向綜合管理部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交綜合管理部審核。綜合管理部同意發(fā)文，方可擬定發(fā)文。

3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第七條 發(fā)文的范圍:

1.凡是以信息所綜合管理部、各業(yè)務(wù)科室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍。

2.信息所或各科室下發(fā)文件主要用于:

(1)公布單位規(guī)章制度。

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件。

(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng)。

(4)公布單位重大經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定。

(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)。

(6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定。

(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng)。

3.信息所日常經(jīng)營(yíng)、技術(shù)、管理工作中，有關(guān)審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示、技術(shù)文件、效果圖修改等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行，一般不用發(fā)文。

第八條 發(fā)文程序規(guī)定:

1.各部門(mén)需要發(fā)文，應(yīng)以不違反國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。

2.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀(guān)點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。

3.擬好的文稿，需由擬搞人填寫(xiě)發(fā)文申請(qǐng)單（信息所發(fā)文稿紙），詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、事由、主辦單位、擬稿人、主（抄）送機(jī)關(guān)與附件內(nèi)容、送綜合管理部審核。

4.綜合管理部應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。

5.對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚。

6.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽。

7.文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)。

8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)、打印。

第九條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)，綜合管理部負(fù)責(zé)人簽字，并填寫(xiě)文件（檔案）借閱單，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可借閱。

第十條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十一條 綜合管理部負(fù)責(zé)人對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

策十二條 文件的歸檔范圍

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由信息所綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔。

(1)政府、上級(jí)部門(mén)來(lái)文，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)。

(2)綜合管理部及各科室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。

(3)綜合管理部及各科室各種會(huì)議記錄。

(4)信息所組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等。

(5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪(fǎng)記錄及處理結(jié)果。

(6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等。

(7)政府、上級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的 報(bào)告、指示記錄，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。

(8)反映本單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品。

(9)工作日志和公司大事記。

(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2.各部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十三條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱(chēng)、時(shí)間順序，分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

2.立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集文全，保持文件、材料的完整性，

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料，要求在下年度10月份以前整理完。

第十四條 文件的時(shí)效性

是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的，超過(guò)這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無(wú)效的，只供備查使用。超過(guò)時(shí)效性目無(wú)保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷(xiāo)毀管理程序。

第十六條 文件銷(xiāo)毀流程

對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件(紙張)，綜合管理部應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門(mén)辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)，認(rèn)真填寫(xiě)文件資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，對(duì)無(wú)價(jià)值文件進(jìn)行銷(xiāo)毀，并登記造冊(cè)。

 第十七條 文件銷(xiāo)毀要求

經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合管理部的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。對(duì)銷(xiāo)毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣(mài)和作它用。參與銷(xiāo)毀文檔的員工要在“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽字以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批，任何人不得私自銷(xiāo)毀檔案材料。